Outil de relance client : 200 k€ de créances récupérées
Pour une PME industrielle qui avait accumulé plus de 500 000 € d'impayés : priorisation automatique des relances, suivi par client et déclenchement d'actions selon des règles définies.
Automatisation des processus financiers : relances, consolidations, reporting
Automatiser un processus financier, c'est remplacer des manipulations répétitives (consolidation de fichiers, retraitement d'exports comptables, relances clients, envoi de rapports) par un traitement testé, fiable et documenté. J'analyse d'abord le processus existant, je le simplifie, puis j'automatise avec Excel, Power Query, Python ou des outils low-code.
Vous vous reconnaissez ?
- Vos équipes refont chaque mois les mêmes manipulations à la main.
- Votre consolidation ou votre clôture mobilise plusieurs jours et reste source d'erreurs.
- Vos relances clients sont irrégulières, faute de temps ou d'outil de suivi.
- Vous recevez des fichiers dans des formats différents qu'il faut retraiter avant de les exploiter.
Ce sur quoi j'interviens
- Mise à plat et clarification du processus existant avant toute automatisation
- Consolidation automatique de plusieurs fichiers, sites ou sociétés
- Import et retraitement des exports comptables (FEC, balance, grand livre)
- Relances clients et suivi des impayés
- Génération et envoi automatique de rapports
- Contrôles de cohérence et alertes
Ce que vous recevez
- Le processus simplifié, puis automatisé et testé avec vous sur vos données
- Le mode opératoire pour le relancer ou le modifier
- Le temps gagné, mesuré avant et après
Comment se déroule une relance de factures automatisée
L'automatisation ne remplace pas le jugement : elle prépare le travail et déclenche les actions selon des règles que vous avez validées.
Priorisation
Les créances sont classées automatiquement par ancienneté et par montant, pour traiter d'abord ce qui compte le plus.
Règles de relance
Les actions à déclencher sont définies avec vous : quand relancer, par quel canal, et à quel moment passer à un traitement personnalisé.
Suivi par client
Chaque client dispose d'un historique de relances, ce qui évite les oublis et les doublons.
Ce que j'ai mis en place sur ce sujet
Automatisation de la consolidation multi-filiales
Une consolidation mensuelle de 5 filiales, qui prenait 2 jours complets, automatisée dans un fichier Excel maître avec Power Query.
Traitement automatisé de fichiers comptables
Des dizaines de fichiers comptables reçus chaque mois dans des formats différents, normalisés et transformés automatiquement avant import dans le logiciel comptable.
Questions fréquentes
- Quelles tâches financières peut-on automatiser ?
- Toutes celles qui suivent des règles répétables : consolidation de fichiers, retraitement d'exports comptables, contrôles de cohérence, relances clients, génération et envoi de rapports. Les tâches qui demandent un jugement restent entre vos mains, mais elles sont préparées.
- Dois-je changer de logiciel pour automatiser ?
- En général non. Je pars de vos outils existants et je ne propose d'en remplacer un que si c'est nécessaire. Je vous l'indique clairement lorsque ce n'est pas le cas.
- Comment automatiser les relances de factures impayées ?
- En classant les créances par ancienneté et par montant, en définissant avec vous les règles de relance, puis en suivant chaque client dans un outil dédié. Le déclenchement des actions peut être semi-automatique : vous gardez la main sur les cas sensibles.
- Comment s'assurer que l'automatisation ne produit pas d'erreurs ?
- Chaque traitement est testé avec vous sur vos données réelles, et des contrôles de cohérence sont intégrés pour signaler les écarts. Le mode opératoire est documenté pour que le traitement puisse être relancé ou modifié.
Vous avez un sujet similaire dans votre entreprise ?
Décrivez-moi votre situation en quelques phrases. Nous étudions ensemble ce qui peut être mis en place, puis j'avance avec vos équipes.
Ou écrivez-moi à contact@optifindata.com